Por mucho tiempo, el término “servicio al cliente” ha sido considerado como algo ofensivo en las escuelas privadas.  Quizás, es por su semejanza al mundo de negocios, lo que nos hace sentir, que las escuelas no tienen este tipo de transacciones como finalidad. En las escuelas, se trabaja duro para crear una comunidad donde se conozca y aprecie a cada uno de los estudiantes, y se les prepare para el futuro. No pensamos necesariamente en estos alumnos y sus familias como “clientes”. Y pensarlo así puede sonar antiético.

Pero si pensamos así, estamos perdiendo de vista un punto crucial. El servicio al cliente, durante la primera etapa de nuestra relación con una familia, no es una táctica comercial, si no, la forma en que la escuela puede demostrar su compromiso con los estudiantes y sus familias.

Para algunas familias, la atención que reciben de una escuela, puede ser la clave de su decisión para matricular a su hijo/a, al momento de comparar sus opciones.

Algunas de las prácticas y estrategias que se recomiendan son:

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Para las familias interesadas en nuestra escuela

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Recordar los nombres de las personas y algunos detalles sobre ellas

Mencionar información personal durante nuestras conversaciones les muestra a las familias que nos importan. Después de las reuniones con las familias, debemos de tomar notas sobre sus ideales, preocupaciones, intereses del estudiante y cualquier otra información que nos pueda ayudar a identificar al estudiante y su familia en un futuro.

‍Responder pronto y con interés genuino

Una respuesta rápida demuestra el tipo de servicio que la familia puede esperar de nuestra institución una vez que sea parte de la comunidad. En un mundo donde las personas están cada vez más ocupadas, este tipo de respuesta les da a las familias un sentido de seguridad y apoyo.

‍Involucrar a la comunidad

Un saludo personal del director a cada familia que venga a la escuela a algún tour o evento puede inspirar confianza. Las familias generalmente asumen que los directores están fuera de su alcance, y este pequeño detalle, les ofrece la oportunidad de formar una conexión.

De la misma manera, si algún profesor tiene la oportunidad de conocer al futuro estudiante, pueden mandar un correo electrónico a la familia poniéndose a sus órdenes en caso de que tengan alguna pregunta sobre la materia que él/ella enseña.

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Para las familias que ya son parte de nuestra escuela

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Comunicarse de una manera consistente y transparente

Durante el verano y otoño del año escolar, el director puede hablar con la familia de cada estudiante de nuevo ingreso con la única finalidad de crear una relación de confianza. Estas citas duran aproximadamente media hora y pueden ser facilitadas por Zoom.

Mandar notas inesperadas acerca del progreso del estudiante

Fuera del periodo tradicional de comentarios y calificaciones, algunos profesores o consejeros pueden mandar un correo electrónico, con algún ejemplo del trabajo del estudiante. Esto hace ver a los padres de familia que sus hijos son reconocidos y están en buenas manos.

Mandar mensajes personales relacionados con los intereses particulares de cada familia

Si alguna familia está interesada en algún aspecto en particular de la escuela, i.e. tecnología, deportes, teatro, etc. Se les puede mandar una invitación personal destacando algunos de estos eventos, eso resalta el hecho de que se está interesado en ellos inclusive después de que se han matriculado.

Otras organizaciones con y sin fines de lucro, han adoptado la idea de servicio al cliente, y si las escuelas privadas no están dispuestas a reconocer esta nueva realidad, estarán en riesgo de perder familias que estarían dispuestas a matricularse. Tenemos que entender cómo piensan y qué les motiva, ganarnos su confianza, y sobre todo crear una relación auténtica con cada familia.

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Este artículo fue publicado originalmente por National Association of Independent Schools y traducido por Cometa.