Los colegios en México manejan morosidad mes a mes de 20% en promedio. La cartera vencida tiene un impacto no solo financiero, sino operativo también. La conciliación de cuentas por pagar y el seguimiento a clientes morosos típicamente requiere más de 10 horas a la semana. Hemos identificado las 6 mejores prácticas que tienen el impacto más grande en bajar la cartera vencida.

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Importa mucho cuando envías tus recordatorios 

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Recordatorios de pago por vencer en quincena generan el incremento más grande de cobranza. Un colegio debe mandar un recordatorio no solo el día de vencimiento, sino también por lo menos una semana antes de esa fecha. Ayuda mucho si el primer recordatorio se envía en quincena.

La hora del mensaje también importa. Recordatorios después de las 5:00pm típicamente no generan alta respuesta.

Manejar convenios y múltiples fechas de vencimiento requiere mucha organización y administración. Colegios con más de 200 alumnos pueden reducir dramáticamente la labor cada mes con un sistema que automatice tus mensajes de recordatorio.

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Utiliza medios relevantes

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Hoy en día, muchos colegios todavía manejan recordatorios por llamadas telefónicas, y por mensajes en el colegio que pueden ser olvidados. Es crítico mandar mensajes en todas las fuentes donde se encuentran los usuarios.

94.3% de la gente en México entre 16-64 que cuentan con internet utilizan WhatsApp. Estos usuarios pasan más de 30 horas al mes en la aplicación, en promedio.

El peor tipo de recordatorio es el que no se ve. Por eso, los colegios deben asegurar que están utilizando varios medios de comunicación. Los más importantes siendo WhatsApp, email, y llamadas telefónicas en casos más difíciles.

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Personaliza los mensajes

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No todos los mensajes de recordatorio están hechos iguales. Un estudio encontró que mensajes personalizados tienen 6x más tasa de transacción que mensajes genéricos.

Campos importantes en cada mensaje:

1. Nombre de tutor, y estudiantes
2. Concepto por cobrar y fecha de vencimiento
3. Acceso fácil a un portal de pagos para incentivar acción
4. La opción de ser recordados mañana

El último punto es importante. Muchas veces los recordatorios llegan en momentos inoportunos.  Dando la opción de ser recordados en otro momento es una opción no solo efectiva para asegurar el pago, sino también crea una mejor relación con tus usuarios, dándoles esa flexibilidad.

Una parte importante de la personalización también es manejar un tono consistente con tus familias. Al final del día tus familias son el activo más importante de tu colegio. El trato debe ser consistente con los valores de tu colegio. Esto es el peligro de tercerizar tu equipo de cobranza. Un banco, o call center, no va a llevar el mismo trato que tú tienes con tus clientes, y puede desvincular tu relación con tu activo más importante. Busca maneras de automatizar tus procesos sin perder esa relación, y comunicación con tus clientes.

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Minimizar fricción para completar pagos

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Muchos colegios actualmente manejan procesos muy complicados para completar pagos. Por ejemplo, un recordatorio con solo texto no genera una acción fácil. Tus clientes están ocupados. Muchas veces tienen la intención de completar un pago, pero no llegan a completarlo porque hay procesos largos y complejos para completar el pago.

En nuestra experiencia, si no se puede completar el pago dentro de 2 minutos de recibir el mensaje, la probabilidad de que se complete el pago baja más de 40%.

En Cometa, nuestros mensajes vienen con un enlace mágico que lleva a los usuarios a su cuenta directamente- no hay aplicaciones, contraseñas para recordar, o bancos para ingresar. Los usuarios pueden completar un pago en menos de 10 segundos de recibir un mensaje.

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Actualización de morosidad a tiempo real

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No hay nada peor que recibir mensajes y llamadas de cobro para un pago que ya fue realizado. Los colegios deben contar con una base de datos que se actualiza automáticamente cuando entran pagos para evitar errores de cobranza que generan experiencia negativa a los clientes.

En promedio, los colegios tardan 2.5 días en hacer conciliación de cuentas pagadas. Este proceso de conciliación, y actualización de cuentas por cobrar, crean ineficiencias en un sistema de comunicación.

La mejor estructura de base de datos de alumnos

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Establece una política de descuentos y recargos que sea fácil de entender

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Los colegios que tienen establecido un descuento por pagar a tiempo, o un recargo para pagos morosos, típicamente tienen 1.5x menos morosidad mes a mes de colegiaturas.

Es importante tener un sistema que calcule descuentos o recargos por automático, para evitar confusión del usuario.

Con estas 6 prácticas, tu colegio estará optimizando los flujos mes a mes, facilitando la experiencia de tus clientes, y manteniendo una relación directa con tu activo más importante.