Al inicio de cada ciclo escolar, es un gran momento para ponerse al día con la gestión financiera de tu escuela, y planificar adecuadamente tu flujo de caja.

Además, esto traza un camino claro para que, al final del periodo, tengas a la mano la información necesaria para analizar el cumplimiento de tus objetivos financieros para el ciclo.

Después de todo, esto es una labor de todos los días, que requiere de mucha organización y disciplina.

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En primer lugar, ¿qué es el flujo de caja?

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Como su nombre lo indica, es el flujo de salidas y entradas de dinero que tiene una empresa o proyecto en un tiempo determinado. Para las escuelas, este tiempo corresponde a un ciclo escolar. En otras palabras, el flujo de caja es el registro de los ingresos y los gastos que tiene tu escuela.

Todas las empresas deben conocer su flujo de caja, independientemente del sector al que pertenezcan. El sector educativo no es la excepción. Por lo tanto, esta es una herramienta de gestión financiera fundamental para que cualquier negocio subsista, ya que permite tener claridad de las diferencias entre ingresos y egresos, para tomar decisiones acertadas y contar con los recursos necesarios para continuar operando.

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¿Cómo organizar el flujo de caja de tu escuela?

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Debes considerar todos los flujos de dinero positivos que tiene tu colegio, es decir, sus ingresos. Esto incluye inscripciones, colegiaturas, venta de uniformes, servicio de transporte, servicio de cafetería, etc. Con esto en mente, con la información adecuada, también puedes hacer proyecciones al inicio del ciclo escolar para medir con cuidado tus gastos.

Esto claramente tiene una contraparte, por lo que debes tomar en cuenta los flujos de dinero negativos de tu colegio, o sea tus gastos. Aquí suele tomarse en cuenta el pago de nómina, eventos con familias y alumnos, compras de material escolar, mejoras en la infraestructura del colegio, entre otros.

Entonces, si te tomas el tiempo de proyectar tus ingresos y gastos mes a mes, tienes una ventaja sumamente significativa con respecto a tus competidores. Tener información financiera es tener control sobre las ganancias de tu escuela.

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El reto: gestionar día tras día las finanzas de tu colegio 

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Luego de organizar tu flujo de caja, así como de proyectar tus ingresos y egresos, es importante empezar a registrar todos tus movimientos en el día a día para estar al pendiente de tu plan financiero y mantenerte al margen de tus objetivos.

Para ello, puedes anotar tus flujos de caja positivos y negativos de la manera tradicional, en papel y lápiz, o en un libro de contabilidad. Pero lo cierto es que las herramientas y plataformas digitales te facilitarán mucho más esta tarea, para que no pierdas la motivación ni la disciplina financiera.

Las alternativas tecnológicas ofrecen beneficios como:

• Disminuir los errores de cálculo.
• Almacenamiento en la nube, para que puedas consultar el estado de tus finanzas en cualquier lugar.
• Seguridad, para que solo tú y las personas que selecciones tengan acceso a la información financiera de tu colegio.
• Historial financiero, para que tú y tu equipo puedan consultar información de periodos pasados de forma rápida y sencilla.

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El resultado: tranquilidad y salud financiera

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Con una herramienta que te mantenga al tanto de tus flujos en el día a día, será mucho más fácil, incluso en el corto plazo, tener una idea clara de la salud financiera de tu colegio.

De esta forma, la toma de decisiones puede ser más transparente y fundamentada, lo que facilita tu vida y la de tu equipo.

Sin embargo, esto también depende del nivel de compromiso con respecto a estas tareas de gestión financiera. Por esto, es muy importante fijar metas a corto, mediano y largo plazo, además de la constante actualización del flujo de caja y un plan claro de inversión para que los niveles de ingresos de tu colegio se multipliquen ciclo escolar tras ciclo escolar.

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Cometa puede ayudarte

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La gestión del flujo de caja, sobre todo al inicio, puede ser abrumadora. Contar con un aliado que te ayude a tener mejor entendimiento de los flujos de tu escuela es fundamental para su éxito financiero.

Cometa puede marcar mucho la diferencia en este sentido. Nunca más tendrás que consultar un libro contable o un archivo de Excel para revisar tus ingresos. Con nuestro dashboard administrativo, tienes la posibilidad de gestionar las ganancias que recibes con tus colegiaturas e inscripciones, aparte de emitir facturas y consultar tu historial de pagos recibidos. Esto es mucho más simple, ¿no crees?

Además, puedes ofrecerles a tus familias la posibilidad de pagar a través de un portal de pagos especializado, con recordatorios automáticos en WhatsApp para que no se les vuelva a pasar una fecha de pago.

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