La base de datos de un colegio es de los aspectos más importantes en la gestión escolar. En México, la mayoría de colegios todavía utilizan Excel o Google Sheets para mantener su información actualizada.

La diferencia entre una base de datos buena y una desorganizada puede resultar en más de 10 horas ahorradas cada semana.

Las bases de datos mal mantenidas se pueden volver una pesadilla para los administradores del colegio. Estas son las mejores prácticas para crear tu base de datos escolar.

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1) Mantener una sola fuente de verdad

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Los colegios típicamente manejan varios sistemas, y en la mayoría de los casos que vemos, estos sistemas no se comunican. Eso crea un gran problema de mantenimiento. Cambiar la información de un alumno requiere cambiar información en varias bases de datos… No solo genera mucho tiempo desperdiciado, sino también la posibilidad de errores humanos.

Una estrategia sencilla para manejar este problema es siempre mantener una sola fuente de la verdad. Todos los cambios que se hagan, se hacen a esta base de datos primero, y esa información fluye a todos los otros sistemas. Así, siempre sabrás cuál es la información más actualizada de tu colegio, sin tener que checar todos los sistemas.

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2) Mantener un ID único por alumno

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Más de la mitad de los colegios que vemos utilizan el CURP del alumno para asociar varias bases de datos. Esto puede funcionar para 90%+ de alumnos, pero no funciona en muchos casos donde el alumno tiene CURP genérico.

La mejor manera de mantener el orden y una asociación sencilla en tus bases de datos es asignar un ID único a cada estudiante. Muchos utilizan un número de matrícula, para que cada estudiante tenga un número único de identificación.

Esto te permite crear una base de datos relacional. 

Primero: ¿Qué es una base de datos relacional? Una base de datos relacional es una colección de información que organiza datos en relaciones, en la que los datos se almacenan en una o más tablas 

¿Qué significa esto para la información de tu colegio? Esto te permite mantener múltiples tablas con información distinta, por ejemplo: conceptos, descuentos, becas, información de tutores, datos fiscales, etc- en tablas distintas pero al mismo tiempo conectada. 

Con este tipo de estructura, evitas hojas de Excel con más de 50 columnas y le das más organización a tu equipo administrativo. 

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3) Crear reglas y lógica de descuentos

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La mayoría de colegios tienen varios formatos de descuentos. Por ejemplo, descuento por múltiples hijos, descuento por pronto pago, becas, etc. Esto se puede llegar a complicar cuando agregamos convenios individuales.

Es crítico establecer reglas y lógica de descuentos que hagan sentido y sean fáciles de aplicar. Por ejemplo: si una familia tiene una beca (i.e. 10%), y además un descuento por múltiples hijos (5%), ¿cómo se aplican estos dos descuentos?

Hemos visto colegios que suman los porcentajes (10%+5%= 15%), colegios que primero aplican la beca, y luego aplican otros descuentos, y colegios que crean descuentos sin lógica (si tienes los dos descuentos, aplicamos un porcentaje distinto). Sea cual sea tu política, es importante tomar en cuenta que tan fácil es seguir tu propia lógica, no solo para tu equipo administrativo, sino para sus familias. Una regla sencilla que puedes utilizar- si no puedes explicar tus reglas y lógica de descuento en 20 segundos, es probable que estés sobre-complicando tus políticas.

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4) Siempre guardar información en la nube para evitar pérdida de información

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Hemos visto varios casos donde una falla en el equipo de la computadora causa perdida masiva de información. Esto es especialmente cierto para colegios que manejan su base de datos en Excel, o con un proveedor que todavía no utiliza la nube para guardar información. Por esta razón, Cometa guarda 100% de las bases de datos en la nube con los estándares más altos de seguridad. 

¿Todavía tienes dudas de la base de datos y cómo mejorarla? Cometa ofrece una consulta gratis de 30 minutos con un experto de base de datos escolares. Envíanos un correo a newsletter@getcometa.com