Contar con una base de datos sólida, construir un equipo de cobranzas, formar a tus empleados y contar con aliados clave, son tan solo algunas sugerencias para agilizar la gestión de cobros de tu escuela, que se convierte en un proceso fundamental, sobre todo en el inicio del ciclo escolar.

Hacer todo esto puede sonar complicado, pero una vez que se pone en práctica, te solucionará muchos problemas y te evitará dolores de cabeza innecesarios. Para lograrlo, aquí tienes algunos consejos.

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1. Diseñar una base de datos sólida

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Sean cuales sean las herramientas de gestión de datos que utilices en tu escuela, asegúrate de ser organizado con los archivos que necesitas para acceder a información de tus alumnos, facturas procesadas, listas de morosidad, entre otros.

Si utilizas, por ejemplo, Excel, encárgate de organizar los documentos en carpetas según su utilidad, bien sean bases de datos de alumnos o padres, registros de pagos de colegiaturas o listas de inscripciones.

Además, si realizas alguna tarea relacionada con datos cada cierto tiempo, asegúrate de nombrar los archivos según su periodicidad (mensual, semanal, diaria), para que cuando necesites algún dato de una fecha específica, se te haga más sencillo encontrarlo.

Hace poco escribimos un artículo sobre cuál es la mejor estructura de base de datos de alumnos. ¡Seguro que te servirá!

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2. Construir un equipo dedicado solo a cobranzas

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Asignar múltiples tareas a una misma persona no es recomendable. Imagina que un profesor de matemáticas de tu escuela también trabaje en el área de gestión humana, en algún momento puede cometer equivocaciones o reducir su desempeño por tener la obligación de cumplir con dos funciones.

Además, también puede ser confuso para ti, como dueño o administrador del colegio, y para los padres o alumnos, que tal vez no lleguen a entender el rol de esa persona en sí.

Muchas veces, los administradores de los colegios también caen en ese juego, se autoasignan múltiples roles que simplemente terminan siendo abrumadores, y restan más de lo que suman.

Por lo tanto, es importante que las personas encargadas del área financiera de tu colegio se dediquen única exclusivamente a cumplir con su rol en esa área. Así, tendrán a disposición todo su tiempo para utilizar efectivamente las herramientas que necesitan y aplicar sus conocimientos, de tal manera que el margen de error se vea reducido y se eviten confusiones innecesarias.

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3. Formar a los empleados

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Si bien todos los días se aprende algo nuevo, no hay nada como aprender a manejar una nueva herramienta, recibir consejos o mentorías para hacer mejor nuestro trabajo, e incluso leer o escuchar algún contenido que nos haga caer en cuenta de cómo podemos ser más eficientes.

Tus empleados también necesitan salir de la rutina y aprender cosas que los ayuden a sentirse más cómodos con su rol. Piénsalo, si tu equipo de cobranzas está siempre actualizado sobre las mejores técnicas para lidiar con padres de familia morosos, lo más probable es que tus niveles de morosidad tiendan a disminuir.

Esto no es algo sencillo, y requiere un esfuerzo adicional por mantener motivados a los empleados. La forma recomendada de hacerlo es estableciendo metas que vayan acompañadas de capacitación constante, ya que genera sentido de pertenencia en los empleados y los hace sentir orgullosos de los resultados de su compromiso.

Además de esto, establecer fechas es importante. Puedes definir con tu equipo un día en la semana para que alguien del grupo haga una charla sobre nuevas formas de contactar a los padres de familia, o que dicten una capacitación sobre una herramienta que facilite alguna tarea de su labor. La clave de esto es la constancia y el seguimiento semana a semana.

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4. Interioriza que cobrar es algo natural

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Muchas veces, tenemos pena de cobrarle a alguien que no conocemos, a pesar de que se trate de nuestro dinero.

En un colegio, cobrarle a un padre moroso es normal, y no tiene por qué generar fricciones a la hora de reclamar por recursos que son necesarios para la correcta operación de tu escuela. Eso sí, al momento de cobrar, es necesario siempre mantener una postura respetuosa y ser transparente con respecto a la situación.

Una buena práctica para no tener que enfrentarse tanto con esto es tener un calendario de cobranzas estipulado donde, por ejemplo, el segundo lunes de cada mes se envíe un mensaje de WhatsApp automatizado a los padres de familia que están atrasados con sus pagos. Esto ayuda a reducir fricciones y puede resultar en una recepción agradable para los padres, llevándolos a ponerse al día con sus facturas.

Ahora bien, si se trata de casos extremos, incúlcale a tu equipo que no debe tener problema en levantar el teléfono y hacer el seguimiento que sea necesario.

El punto es que, haciendo uso de herramientas digitales, puedes facilitarle la vida a tu equipo de cobranzas y a los padres de familia.

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5. Contar con una herramienta de gestión escolar

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Preocúpate menos por cosas no importantes y ocúpate de lo que realmente importa: educar.

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