A partir del 1 de enero de 2022 entró en vigor la versión 4.0  del CFDI. El SAT dio un periodo de convivencia con la versión 3.3 hasta 31 de diciembre de 2022. Estos cambios traen varias implicaciones importantes de cómo se manejan los colegios fiscalmente, no solo para minimizar fricción y horas laborales, sino también para protegerse ante auditorias del SAT y multas.

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1) Mantener información necesaria y correcta

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Los colegios que no estén preparados con los datos correctos tendrán que validar todos los datos con sus familias.

Un cambio importante con CFDI 4.0 es que una factura no se podrá emitir si el código postal del receptor no coincide con el RFC. En el caso de que tengas dudas, puedes consultar esta herramienta del SAT para validar la información.

Hay muchos tipos de configuraciones para facturas de pagos de colegiatura. En Cometa, vemos que cerca del 30% de los usuarios cambian su preferencia de facturación durante el ciclo escolar. Por ejemplo, si una familia cambia de código postal, todas sus facturas fallan si el sistema del colegio no se actualiza. O quieren facturar unos meses a nombre del padre, y otros meses a la madre. 

La manera más eficiente para manejar estos cambios es dejar que los mismos pagadores hagan los cambios directamente en el portal de pagos. Un colegio debe contar con un sistema que genera alertas con cada falla, para asegurar que no lleguen al cierre del mes con facturas faltantes o incorrectas.

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2) Nuevo proceso de cancelación y re-emisión de facturas

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1. Comprobante emitido con errores con relación: Aplica cuando la factura generada contiene un error en la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato, por lo que se debe reexpedir. En este caso, primero se sustituye la factura y cuando se solicita la cancelación, se incorpora el folio de la factura que sustituye a la cancelada.

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2. Comprobante emitido con errores sin relación: Aplica cuando la factura generada contiene un error en la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato y no se requiere relacionar con otra factura generada.

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3. No se llevó a cabo la operación: Aplica cuando se facturó una operación que no se concreta.

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4. Operación Nominativa relacionada en la factura global: Aplica cuando se incluye una venta en la factura global de operaciones con el público en general y posterior a ello, el cliente solicita su factura nominativa, lo que conlleva a cancelar la factura global y reexpedir, así como generar la factura nominativa al cliente.

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3) Dar flexibilidad al usuario para evitar horas de labor manual

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Con CFDI 4.0, es crítico dejar que tus clientes puedan actualizar su información fiscal sin tener que visitar al colegio. Esto evita tener que constantemente correr estos procesos complejos, y también brinda una experiencia más amigable para que tus clientes puedan deducir sus gastos de colegiatura más fácilmente.

Más importante aún es que mantengas todos los movimientos de tu colegio en orden.